Reformas de oficina
Si estas pensando en llevar a cabo una reforma de oficina, debes tener en cuenta varios aspectos. Por un lado, considera el diseño y decoración de la misma como un medio para transmitir los valores e ideas que caracterizan a tu empresa, y no como una cuestión meramente estética.
Además, la reforma debe responder al objetivo de potenciar la productividad del equipo de trabajo y rentabilizar el espacio. Por ello, es importante es tener en cuenta las necesidades de los trabajadores, creando zonas flexibles que permitan adaptar el espacio a diferentes actividades dentro de las oficinas compartidas.
1. Planificar reforma
Planificar la reforma de oficina de la oficina es esencial para llevar a cabo la renovación de una manera eficiente.
Si vas a realizar la reforma por ti mismo, te recomendamos que establezcas un presupuesto, lo más realista posible. Incluye todos los gastos previstos y añade un margen del 10% para imprevistos.
También deberás solicitar los permisos necesarios para llevar a cabo la obra. Consulta con el ayuntamiento o un abogado si la reforma requiere autorizaciones. Si vas a realizar una reforma de oficina que modifique la estructura o la fachada del edificio, necesitarás obtener permisos de obra.
En los siguientes apartados te mostramos otros aspecto clave que debes tener en cuenta antes de comenzar la reforma.
1.1. Elección del tipo de reforma
Antes de comenzar la planificación de la reforma de oficina, tendrás que determinar si buscas una pequeña renovación (reforma parcial) o una transformación completa del espacio de trabajo (reforma integral).
Las reformas menores pueden parecer más costosas, pero a largo plazo puede resultar más rentable llevar a cabo una renovación de base. Te hablamos de ambas alternativas:
- Reforma parcial: abarca la realización de mejoras exclusivamente en áreas específicas de la oficina; incluyendo cambio de suelos, pintura de paredes, variación en la iluminación o renovación del mobiliario. Aunque de manera inmediata resulte más económico, es posible que las renovaciones menores no resuelvan ciertos problemas subyacentes que darán problemas en un futuro, como un sistema eléctrico obsoleto o distribución ineficiente.
- Reforma integral de oficina: consiste en una transformación completa del espacio, que puede implicar la renovación de la estructura, instalaciones eléctricas, fontanería, sistemas de ventilación y, por supuesto, el mobiliario.
Este tipo de reforma es ideal si buscas optimizar la funcionalidad del espacio, actualizar las instalaciones a los estándares modernos o incluso mejorar la imagen corporativa. Aunque el precio por m² de una reforma de oficina puede incrementarse si se trata de una reforma integral, nos ahorrará tener que hacer reformas adicionales cada pocos años.
1.2. Comprobación del estado de las instalaciones
Antes de comenzar la reforma de oficina, deberás revisar el estado de las infraestructuras para evitar problemas a largo plazo. Si detectas algún fallo o una baja eficiencia, es recomendable que actualices las instalaciones antes de realizar otros cambios estéticos o funcionales.
Deberás comprobar el correcto funcionamiento de tres elementos clave en tu oficina :
- Instalación eléctrica: que esté en buen estado y adaptada a las necesidades de la oficina, especialmente si tu actividad involucra equipos electrónicos que demandan más potencia.
- Sistema de tuberías: si están hechas de materiales antiguos como plomo o hierro, es recomendable reemplazarlas para evitar problemas como fugas o contaminación del agua.
- Sistema de aire acondicionado o calefacción: que no esté obsoleto, ya que podría no ser eficiente y generar costes adicionales de energía. Incluirlo en el presupuesto de reforma puede mejorar la comodidad del espacio.
1.3. Operatividad durante la reforma
Si necesitas mantener el normal funcionamiento del espacio la durante la reforma de oficina, es decir, hacer que siga operativa, considera dos alternativas (no excluyentes).
La primera, realizar la reforma de oficina por sectores. De este modo, los trabajadores podrán continuar con sus tareas en aquellas áreas que no se vean afectadas por la reforma en ese momento. Así conseguirás minimizar la interrupciones laborales mientras avanzas con la renovación.
Por otro lado, también puedes avanzar con la reforma fuera del horario laboral. Además, deberás considerar limitar la reforma de oficina a un horario nocturno o a los fines de semana, cuando esta sea más invasiva.
1.4. Planificación de la iluminación
La iluminación es esencial en cualquier espacio de trabajo por diversos motivos, sobre todo funcionales. Mediante la reforma de oficina, deberás combinar de la manera más adecuada los puntos de luz natural y artificial.
No dejes la iluminación para el final de la reforma de oficina, ya que cambiar la distribución de la instalación eléctrica después de realizar otras tareas, como pintura o instalación de muebles, puede ser costoso. Para evitarlo, define de antemano la ubicación de lámparas, enchufes y puntos de luz.
Te recomendamos intentes aprovechar, en la medida de lo posible, la luz natural del espacio. Para ello, instala ventanas grandes y con una buena orientación, que permitan o una buena orientación reciben luz natural durante el día, lo que ayuda a mejorar el estado de ánimo y reduce la fatiga visual.
Procura distribuir correctamente los puntos de luz artificial para asegurar una iluminación adecuada en todas las áreas de trabajo. También debes evitar que queden demasiado cerca de las mesas de trabajo, ya que pueden causar deslumbramiento o fatiga visual. Esto resulta especialmente importante si se trata de una oficina para teletrabajar. Considera utilizar luces regulables o LED que permitan ajustar la intensidad según la necesidad en cada momento.
2. Diseño de la oficina
Una vez hayas planificado y evaluado la reforma de oficina que quieres realizar, es hora de prestar atención a la arquitectura de la oficina. Un buen diseño debe equilibrar el estilo y la funcionalidad del espacio para crear un entorno atractivo, pero que al mismo tiempo resulte práctico y eficiente. A continuación, te mostramos los puntos clave que debes priorizar en la elección del diseño.
2.1. Espacios de oficinas
El diseño de una oficina debe centrarse en las necesidades y requerimientos de las personas que hacen uso de ella. No solo en lo referido al aspecto visual, sino a cómo el espacio puede mejorar el bienestar de los empleados y facilitar su productividad. Para ello, te enseñamos distintos espacios que puedes crear mediante la reforma de oficina para conseguir una oficina flexible y con un diseño que se adapte al trabajo.
- Espacios privados: en una oficina, es crucial contar con espacios privados, que fomenten la concentración. Crear áreas más tranquilas, libres de distracciones, donde los empleados puedan realizar tareas que requieren mayor atención, puede aumentar considerablemente la eficiencia.
- Zonas colaborativas: a su vez, es fundamental disponer de zonas colaborativas, entendidas como espacios de oficinas compartidos donde los equipos puedan reunirse y trabajar de manera dinámica. Las salas de reuniones pueden ser utilizadas para diversas funciones, desde reuniones formales hasta sesiones de brainstorming o videoconferencias. Es imprescindible que estas áreas se puedan adaptar según la necesidad, por ejemplo, incorporando mesas plegables o paneles modulares.
- Zonas de descanso: un buen diseño también tiene en cuenta las zonas de descanso, donde los empleados puedan relajarse, socializar o recargar energías. Un ambiente cómodo y con un diseño que favorezca el descanso contribuye a mejorar el estado de ánimo y, por ende, la productividad.
- Zona multifuncionales: la creación de zonas multifuncionales o espacios de trabajos flexibles permite que un solo espacio se adapte a diversas actividades a lo largo de la jornada laboral. Estas zonas resultan especialmente útiles cuando se busca fomentar la cooperación y el trabajo en equipo, pero el espacio disponible es limitado. En definitiva, ofrecen una mayor flexibilidad operativa.
Un espacio de oficina compartido puede fomentar la comunicación fluida entre los empleados, aumentando la eficiencia y la creatividad. Estos espacios deben ser cómodos, accesibles y contar con la infraestructura necesaria, como mesas grandes, pizarras y áreas de descanso. También será importante durante la reforma de oficina incorporar mesas plegables o paneles modulares, que contribuyen a optimizar el espacio de la oficina.
En definitiva, un diseño que se adapta a las necesidades de las personas aumenta la satisfacción laboral, reduce el estrés y optimiza el rendimiento profesional.
2.2. Eficiencia operativa
El diseño del espacio de oficina debe maximizar su eficiencia operativa, tanto en términos de espacio como de flujo de trabajo. No se trata solo de crear un entorno atractivo, sino de optimizar el uso del espacio para facilitar las operaciones diarias.
Muchas oficinas tienen áreas que no cumplen una función específica o que simplemente no se utilizan de manera eficiente. Durante la reforma de oficina, deberás identificar estas zonas y rediseñarlas o eliminarlas para aprovechar al máximo cada metro cuadrado.
La ubicación de áreas clave, como zonas multinacionales, salas de reuniones y zonas de descanso, deben estar ubicadas de manera estratégica para facilitar la interacción entre los equipos en las espacios compartidos de oficinas
Un equipo profesional de diseño y consultoría de oficinas puede ayudarte a evaluar las necesidades reales de tu empresa, determinar cuánto espacio realmente necesitas y liberar aquellas áreas que no son funcionales. Esto es especialmente importante en reformas integrales de oficinas, donde una reconfiguración adecuada del espacio puede transformar por completo la el espacio de trabajo.
Si inviertes en potenciar la eficiencia operativa de la oficina, ahorrarás costes a largo plazo y conseguirás un ambiente de trabajo más fluido y organizado.
2.3. Estilo y funcionalidad
Aunque debemos priorizar la funcionalidad de la reforma de oficina, tampoco conviene subestimar el impacto de la estética.
Así, los diseños de oficinas reflejan la identidad y los valores de la empresa. Colores, materiales y muebles pueden ser elegidos para transmitir innovación, creatividad y modernidad, a la vez que se asegura funcionalidad del espacio.
En las oficinas modernas, el mobiliario debe ser ergonómico y adaptado a las necesidades de los trabajadores, mientras que los materiales deben ser fáciles de mantener y duraderos.
Si no tienes una inspiración clara para el estilo de tu oficina, te enseñamos diferentes tendencias estilísticas que pueden gustarte:
- Clásico: es el más usado en oficinas ejecutivas. Destaca por su elegancia y carácter conservador, con muebles elegantes y colores sobrios.
Frecuentemente, incorpora elementos decorativos como obras de arte sofisticadas o vegetación. - Moderno: relacionado con el minimalismo, se basa en la creación de diseños abiertos y flexibles, con mobiliario ergonómico y tecnología integrada. En una oficina moderna predominan líneas simples y colores neutros, priorizando así la funcionalidad del espacio. Los diseños de oficinas modernas suelen utilizarse en empresas de marketing o publicidad, ya que reflejan creatividad e innovación.
- Minimalista: consiste en reducir al máximo los elementos decorativos, dejando solamente lo esencial. Se emplean exclusivamente colores neutros, utilizando materiales naturalistas y con una iluminación tenue .
Los muebles tienden a ser sencillos y multifuncionales, priorizando la la funcionalidad del diseño. El minimalismo lo encontramos con frecuencia presente en oficinas de diseño de moda, con una tendencia también a un estilo ecléctico. También refleja bien la imagen de empresas tecnológicas. - Industrial: se caracteriza por el uso de materiales robustos como la madera sin tratar, el acero o el hormigón. Los colores empleados suelen ser neutros (gris, marrón, blanco y negro) para priorizar la simplicidad, evitando la sobrecarga decorativa. También se diferencia por exponer elementos arquitectónicos que normalmente se encuentran ocultos, como las vigas, tuberías y paredes de ladrillo. Se puede vincular con empresas de carácter vanguardista, encontrado este estilo en oficinas de arquitectura o construcción.
- Nórdico: se prioriza la luminosidad de los espacios, empleando mayoritariamente el color blanco u otros tonos diáfanos inspirados en la naturaleza.
Como material por excelencia encontramos la madera en tonos claros, en suelos y techos. Se pueden añadir elementos como plantas u objetos vintage, que aporten personalidad al lugar. Puede encajar bien con oficinas dedicadas al bienestar o salud, puesto que el estilo nórdico consigue un ambiente relajante y saludable. - Biofílico: como su nombre indica, es un estilo que integra elementos naturales para crear un entorno laboral apacible. Se trata de maximizar el uso de luz natural a través de ventanas amplias, encontrando incluso algunas oficinas con terraza. Se trata de un estilo apropiado para empresas relacionadas con el medioambiente o sostenibilidad.
De este modo, un diseño que combine estilo y funcionalidad ayuda a atraer talento, fortalece la identidad corporativa y crea un entorno de trabajo agradable que mejora la satisfacción y el rendimiento de los empleados.
3. Oficinas compartidas
A lo largo de este artículo dedicado a las reformas de oficina ,tratamos de orientarte en la renovación de tu espacio de oficina privado. Sin embargo, este apartado tratará sobre las alternativas que tienes si, sea por la razón que sea, prefieres un espacio de oficina compartido, en mayor o menor medida, con otras empresas o profesionales. Te contamos en qué se diferencian unos de otros y qué posibilidades de alquiler existen dentro del alquiler de oficinas, tanto si buscas el alquiler de oficina coworking como si prefieres el alquiler de espacio de oficina dentro de un centro de negocios.
3.1. Oficinas de coworking
El coworking es un nuevo modelo de trabajo que consiste en hacer uso de un espacio de oficina compartido entre distintos profesionales, normalmente de diferentes empresas. En especial, estaría diseñado para pequeñas empresas, startups, freelancers o aútonomos que no dispongan de una oficina individual y que por tanto, optan por establecer sus puestos de trabajo en el mismo lugar que otros equipos profesionales. También es un lugar ideal dónde establecer una oficina para teletrabajar .
Dentro de las oficinas de coworking , encontramos distintos modelos que se ajustan a las necesidades de trabajo de cada empresa. Algunas de ellas, ofrecen puestos fijos para profesionales; otras, en cambio, presentan un modelo más flexible sin puestos asignados; también pueden dirigirse a profesionales con un empleo de alta movilidad , adaptándose al trabajo a distancia desde distintos lugares; por último, existen espacios de coworking especializados en diferentes áreas profesionales, ajustándose a las necesidades de cada campo.
3.1.1. Características de oficinas coworking
A continuación, te hablamos sobre las características principales de las oficinas de coworking :
- Variedad de instalaciones: este tipo de oficinas ofrecen una gran variedad de espacios, desde puestos de trabajos individuales hasta salas de reuniones o zonas colaborativas. De esta manera, podrás encontrar la infraestructura que se adapte a tu trabajo cometido, dentro de un solo lugar.
- Flexibilidad laboral: plantea un modelo de trabajo con flexibilidad laboral, donde podrás hacer uso de la oficina sin restricciones a lo largo de la jornada laboral y también elegir el número de días semanales que quieres hacer uso de la oficina. Esto facilitará el equilibrio entre vida laboral y personal
- Servicios: además, estos espacios de coworking ponen a disposición del usuario una amplia gama de servicios, desde conexión a Internet, soporte técnico o áreas de descanso con cafetería. Todo ello incluido en el coste de contratación.
- Ahorro económico: otro punto a tener en cuenta es la accesibilidad económica, ya que, al tener gastos compartidos con otros usuarios, será un modo de trabajo mucho más económico en comparación con los modelos de oficinas tradicionales.
La principal ventaja de las oficinas coworking , sería facilitar el networking, es decir, el establecimiento de redes de trabajo o relaciones laborales. Así, las oficinas de networking tendrían como objetivo principal ampliar la red de contactos profesionales de los equipos de trabajo, favoreciendo el intercambio de información y la colaboración en tareas multidisciplinares. Aunque esta práctica profesional puede llevarse a cabo online, a través de diversas plataformas enfocadas al ámbito profesional o mediante conferencias presenciales, también puede verse reforzada por el contacto directo con profesionales pertenecientes a distintos campos laborales, en este caso, mediante el uso de oficinas de coworking.
3.1.2. Precio de las oficinas coworking
Por último, hablaremos de los precios de las oficinas de coworking. Lo primero que debemos de tener en cuenta respecto al alquiler de oficinas coworking es que varía dependiendo del tipo de puesto que prefieras contratar y de la cantidad de días que necesites hacer uso de ella.
Dentro de una oficina coworking, nos encontraremos dos clases de puestos diferentes, fijos y flexibles. El precio de un puesto fijooscila entre los 160-250 €/mes e incluye todos los servicios disponibles y un uso de tiempo ilimitado de las instalaciones. El alquiler de un puesto flexible estaría fijado alrededor de los 80-200 €/mes, ya que supondría un uso limitado de los servicios y un acceso limitado de la instalación a determinados días durante la semana.
Gracias a este nuevo modelo de trabajo, es posible realizar el alquiler de oficinas por día. Es decir, puedes obtener el acceso a oficinas por dia pagando el pase de un día a una oficina de coworking. El importe oscila alrededor de los 20€, y depende sobre todo de la ubicación del lugar y de los servicios incluidos.
3.2. Centros de negocios
Los centros de negocios son infraestructuras, normalmente conjuntos de edificios, que albergan diversas instalaciones de uso profesional como oficinas privadas , oficinas de coworking, o despachos privados. Son infraestructuras ideadas para empresas asentadas que buscan favorecer la creación de oficinas de networking, que facilitan el establecimiento de redes de trabajo o relaciones laborales.
De este modo, cada empresa puede alquilar una oficina individual, y al mismo tiempo hacer uso de espacios compartidos tales como recepción, salas de reuniones, áreas de descanso o salas de conferencia y formación. Así, los centros de negocios coworking permiten compatibilizar el coworking con las oficinas privadas, ofreciendo un equilibrio perfecto entre el trabajo individual y el networking.
A continuación, veamos que otras ventajas ofrecen los centros de negocios:
- Servicios: estas infraestructuras proporcionan u ofrecen servicios adicionales, como la domiciliación de empresas, soporte administrativo o atención personalizada a través de oficinas virtuales.
- Networking: como ya hemos mencionado, posibilita el networking, que ofrece más oportunidades de establecer contactos y acuerdos comerciales entre profesionales de distintos campos.
- Imagen empresarial: el centro de negocios puede favorecer o consolidar la imagen de tu empresa, sumando profesionalidad dentro del mundo corporativo.
- Flexibilidad: al igual que las oficinas coworking, ubicar tu centro de trabajo empresarial en estos lugares ofrece una gran flexibilidad laboral que se adapte a tus necesidades.
De esta manera, dentro del centro de negocios podrás encontrar diversas opciones de alquiler de espacios de trabajo. Mayoritariamente, dispondrás de oficinas para alquiler mensual, desde 300€/mes si se trata de un alquiler de oficinas pequeñas y alcanzando los 400€/mes en oficinas para alquilar de mayor tamaño. El alquiler de oficinas por día también es una alternativa dentro del centro de negocios, y tendrá un precio aproximado de 50€/día, dependiendo de las prestaciones del lugar. Por último, también contarás con la opción de alquilar despachos por horas u oficinas por horas, donde normalmente reservarás un espacio similar a una sala de reuniones por un precio aproximado de 20 €/hora.
4. Reforma despacho
Con reforma de despacho nos referimos a la renovación de oficinas individuales o privadas, especialmente diseñadas para trabajar de manera individual en un entorno ejecutivo. Estos espacios deben ser tanto funcionales como estéticamente agradables, ya que, en muchos casos, un despacho refleja la imagen profesional de la persona o empresa que hace uso de él. Anteriormente hemos hablado del alquiler de despachos en centros de negocios o dentro de las oficinas de coworking, pero en este apartado te daremos ideas y consejos para que lleves a cabo la reforma de tu propio despacho.
Un despacho privado debe estar diseñado para facilitar la concentración y la eficiencia. El mobiliario debe ser ergonómico, en especial las sillas, permitiendo largas horas de trabajo sin causar incomodidad. Además, es esencial contar con un escritorio amplio y lugares de almacenamiento adecuados.
A continuación, te dejamos algunas apreciaciones que no debes pasar por alto si estas pensando en reformar un despacho
- Optimización del espacio: los despachos suelen ser más pequeños que las oficinas compartidas, por lo que es vital optimizar cada metro cuadrado disponible. Esto puede lograrse con soluciones de almacenamiento inteligentes, como estanterías empotradas o escritorios con cajoneras integradas, que aprovechen al máximo el espacio sin restar comodidad.
Un espacio bien organizado y adaptado a las necesidades del trabajo individual puede hacer que el tiempo en el despacho sea mucho más productivo. - Iluminación natural: es fundamental en un despacho, ya que ayuda a mejorar el ánimo y la productividad. Si la luz natural es limitada, se debe complementar con una iluminación artificial adecuada que no cause fatiga visual.
- Ventilación: al tratarse de un espacio relativamente cerrado y reducido, es importante contar con un sistema de ventilación eficiente que garantice un ambiente cómodo durante todo el día. La comodidad en el espacio de trabajo contribuye al bienestar general, lo que mejora el rendimiento y reduce el estrés laboral.
- Estilo personalizado: un despacho debe reflejar la imagen profesional de la empresa o persona que lo utiliza. Materiales de calidad, colores sobrios y detalles cuidadosamente seleccionados no solo crean un entorno atractivo, sino que también contribuyen a transmitir una imagen de éxito y profesionalidad, lo cual es fundamental en el contexto ejecutivo.
- Conectividad: un despacho moderno debe estar preparado para soportar la tecnología necesaria para el trabajo diario, como sistemas de conectividad, cableado ordenado, toma de corriente accesibles, y espacio suficiente para ordenadores, impresoras y otros dispositivos.
- Privacidad: es esencial en un despacho, por lo que el diseño debe asegurar que las conversaciones o tareas no sean interrumpidas por ruidos exteriores. Incluir paneles acústicos, puertas sólidas y ventanas con buen aislamiento acústico puede hacer una gran diferencia para mantener la concentración en un entorno tranquilo.